ARTIKEL

Pengelolaan Perpustakaan yang Profesional

Oleh: Ustads Muhammad Raafi Azhar, S.Ip ( Kepala Perpustakaan  SMA SIT Al Furqon Palembang)

MENURUT UU Perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan Perpustakaan adalah institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya melalui beragam cara interaksi pengetahuan.

Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

Perpustakaan berperan memelihara dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses belajar-mengajar. Perpustakaan yang terorganisir secara baik dan sistematis, secara langsung atau pun tidak langsung dapat memberikan kemudahan bagi proses belajar mengajar di sekolah tempat perpustakaan tersebut berada.

Adapun tujuan perpustakaan itu sendiri ialah membantu masyarakat dalam segala umur dengan memberikan kesempatan dengan dorongan melalui jasa pelayanan perpustakaan agar mereka dapat mendidik dirinya sendiri secara berkesinambungan, dapat tanggap dalam kemajuan pada berbagai lapangan ilmu pengetahuan, kehidupan sosial dan politik, dapat memelihara kemerdekaan berpikir yang konstruktif untuk menjadi anggota keluarga dan masyarakat yang lebih baik.

Diharapkan juga dapat mengembangkan kemampuan berfikir kreatif, membina rohani, dapat menggunakan kemampuannya untuk dapat menghargai hasil seni dan budaya manusia, dapat meningkatkan tarap kehidupan sehari hari dan lapangan pekerjaannya, dapat menjadi warga negara yang baik dan dapat berpartisipasi secara aktif dalam pembangunan nasional dan dalam membina saling pengertian antar bangsa, serta dapat menggunakan waktu senggang dengan baik yang bermanfaat bagi kehidupan pribadi dan sosial.

Sementara itu, yang dimaksudkan dengan pengelolaan/manajemen perpustakaan adalah suatu proses dan upaya mencapai tujuan perpustakaan dengan mengatur dan memanfaatkan sumber daya perpustakaan yang dimiliki berupa manusia, dana, perlengkapan dan koleksi perpustakaan sehingga dapat menghasilkan karya, fungsi, peran, dan keahliannya masing-masing. Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi berupa produk intelektual dan artistik manusia.

Fungsi manajemen perpustakaan meliputi 5 hal.

1. Planning

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan efektif dan efisien.

Ada tiga hal yang terkait dengan perencanaan ini, yaitu penetapan visi, penetapan misi, dan penetapan tujuan.

2. Organizing

Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan. Penyatuan langkah ini sangat penting, agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Menurut Lasa (2005), hal-hal yang dilakukan dalam pengorganisasian perpustakaan adalah sebagai berikut:

a. Perumusan Tujuan.

Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan tertentu, aktivitas-aktivitas yang dilakukan akan mengarah pada tujuan yang telah dirumuskan.

b. Pembagian Kerja

Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas maka akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi pemborosan.

c. Pembagian Wewenang

Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau kelompok dalam organisasi, maka dapat dihindarkan terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas wewenang untuk bertindak.

Baca juga:   Sejauh Menjelajah, ALLAH-Lah Tempat Bertemunya

d. Kesatuan Komando

Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando/perintah agar tidak terjadi kebingungan ditingkat pelaksana. Oleh karena itu dalam sistem organisasi perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial, baik pada manajer puncak, manajer menengah, maupun manajer lini.

e. Koordinasi

Kordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi ini sangat penting bagi suatu lembaga untuk menyatukan langkah, mengurangi benturan tugas, dan mengurangi konflik internal.

3. Actuating

Penggerakan adalah merangsang anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik.

Penggerakan dijalankan setelah adanya rencana dan pengorganisasian, sebab penggerakan merupakan pelaksanaan atas hasil-hasil perencanaan dan pengorganisasian.

Fungsi penggerakan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena secara langsung berkaitan dengan manusia dengan segala jenis kepentingan dan keutuhannya.

Penggerakan merupakan tanggung jawab pimpinan perpustakaan, dan peran seorang pemimpin diperlukan dalam mendorong staf yang dipimpinnya. Penggerakan di perpustakaan mudah untuk diwujudkan, mudah untuk direalisasikan jika seluruh komponen dalam perpustakaan mengerti dan memahami tugas dan fungsinya masing-masing.

4Controlling

Pelaksanaan tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam perpustakaan perlu adanya pengawasan, yang pada umumnya merupakan coercion atau compeling artinya proses yang bersifat memaksa agar kegiatan pelaksanaan dapat disesuaikan dengan rencana.

Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

5. Evaluating

Evaluasi adalah pembuatan pertimbangan menurut suatu perangkat kriteria yang disepakati dan dapat dipertanggungjawabkan. Evaluasi di dalam perpustakaan merupakan cara untuk mengontrol kualitas program pelayanan perpustakaan dengan cara memeriksa apabila semua aspek perpustakaan sudah mencapai standar yang diharapkan.

Beberapa hal yang perlu dievaluasi dalam perpustakaan antara lain adalah sebagai berikut:

1. Evaluasi koleksi meliputi bagaimana cara-cara koleksi dipilih, diolah, diorganisasikan dan dilayankan kepada para pemustaka/pengunjung.Evaluasi ruangan dan perlengkapan, yaitu memperhatikan luas ruangan yang disediakan untuk penempatan koleksi, jumlah tempat duduk, macam-macam perlengkapan perpustakaan, keadaannya dan lain-lainnya.

2. Evaluasi pelayanan perpustakaan meliputi pelayanan peminjaman koleksi, pelayanan referensi dan informasi, pelayanan bimbingan kepada pembaca dan pelayanan jam buka perpustakaan.

3. Staf, tercapainya tujuan perpustakaan sekolah harus memiliki pustakawan yang mampu melayani peminjaman dan sebagainya.

4. Dana, untuk memberikan pelayanannya, perpustakaan sangat tergantung pada dana yang disediakan untuk pembelian buku-buku, majalah, perbaikan buku-buku yang rusak dan kegiatan pelayanan yang lain.

Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengelolaan manajemen perpustakaan.

1. Pengelolaan koleksi bahan pustaka

Pengelolaan bahan pustaka adalah kegiatan yang berkenaan dengan koleksi bahan pustaka tiba di perpustakaan sampai tersusun di rak dan siap dipergunakan oleh murid dan guru.

2. Inventaris dan Klasifikasi

Inventarisasi adalah pencatatan koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa bahan pustaka tersebut sudah menjadi hak milik perpustakaan. Mengklasifikasi buku-buku perpustakaan baik perpustakaan umum atau perpustakaan sekolah sangatlah penting karena mempermudah murid atau mengguna perpustakaan yang lain untuk mendapatkan atau menemukan buku-buku yang diinginkan.

3. Pembuatan katalog

Katalogisasi adalah pendaftaran judul-judul buku menjadi katalog, penyusunan judul-judul buku atau kepustakaan dalam daftar.

Baca juga:   Bersedakah Bukan Hanya Harta, Bisa Juga Tenaga dan Pikiran

Hampir sama dengan tujuan klasifikasi, katalogisasi bertujuan untuk mempermudah pencarian buku pustaka yang diinginkan sebelum mencari ke ruangan tempat buku itu disimpan. Dari katalog itu kita mengetahui di mana letak buku beserta kodenya serta ruangan di mana tempat buku itu disimpan.

4. Pemeliharaan dan pembinaan koleksi perpustakaan

Pemeliharaan ialah kegiatan atau tindakan melindungi koleksi, perabot, dan perlengkapan perpustakaan dari bahaya kemusnahan.

5. Sirkulasi bahan pustaka

Kegiatan pencatatan pada peminjaman bahan pustaka harus diadakan pencatatan/registrasi dari anggota perpustakaan. Untuk calon anggota harus mendaftar dan bersedia memenuhi syarat-syarat sebagai tanda pernyataan menjadi anggota baru perpustakaan. Setelah itu ia diberi kartu anggota dan berhak menggunakan fasilitas dan meminjamkan buku yang ia inginkan.

6. Organisasi personil

Agar pelaksanaan atau kegiatan dalam perpustakaan itu dapat berjalan dengan lancar, baik dan teratur untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka tenaga pelaksanaan bertanggung jawab sepenuhnya.

7. Perlengkapan perpustakaan

Untuk mendukung fungsi dan tujuan perpustakaan agar dapat optimal dibutuhkan perlengkapan perpustakaan sekolah seperti : Buku inventaris koleksi buku, buku inventaris koleksi bukan buku, kartu inventaris surat kabar, kartu inventaris majalah, cap inventaris, cap perpustakaan, bantalan cap, buku klasifikasi, kartu katalog, mesin tulis, kertas label, selotip, formulir kartu buku, formulir lembaran tanggal kembali, kantong kartu buku, lem, lembaran indeks, kartu petunjuk, formulir bon permintaan pinjam dan formulir pemilihan koleksi.

8. Administrasi perpustakaan

Kegiatan administrasi perpustakaan adalah kegiatan pencatatan buku-buku pustaka ke dalam buku induk perpustakaan sampai buku tersebut siap dipinjam.

Agar bisa mewujudkan pelayanan yang prima maka perpustakaan harus memiliki standar pelayanan yang terukur.

Setidaknya ada lima kriteria yang harus dimiliki oleh seorang pustakawan.

1. Kesederhanaan

Tata cara pelayanan bisa diselenggarakan secara mudah, lancar, cepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pemakai perpustakaan.

2. Reliabilitas

Konsistensi kinerja dengan tetap mempertahankan dan menjaga saling ketergantungan antara pemakai perpustakaan dengan pihak penyedia layanan.

3. Tanggung Jawab

Hal ini meliputi pelayanan yang sesuai dengan urutan waktunya, menghubungi pengguna secepatnya apabila terjadi sesuatu yang perlu segera diberitahukan.

4. Keterampilan Kerja

Artinya, para petugas pelayanan perpustakaan menguasai keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam pengelolaan perpustakaan.

5. Pendekatan dan Kemudahan

Maksudnya, pelayanan harus mudah dihubungi oleh pengguna, tidak hanya dengan pertemuan secara langsung, tetapi juga melalui telepon dan internet. Oleh sebab itu, lokasi dari fasilitas dan operasi pelayanan juga harus diperhatikan.

Lantas bagaimana dengan masalah penggolongan nomor dan klasifikasi buku?

Salah satu panduan atau standar dalam mengelompokkan koleksi terutama buku di perpustakaan adalah Sistem Dewey Decimal Classification (DDC).  Dewey Decimal Classification (DDC) yang ada di perpustakaan ini sangat berguna untuk semua orang yang ingin datang ke perpustakaan. Karena DDC ini diibaratkan sebagai petunjuk untuk orang-orang yang ada di perpustakaan.

Dewey membagi menjadi 10 golongan utama dengan angka:

000 – 099 Karya Umum

100 – 199 Filsafat

300 – 399 Ilmu Sosial

400 – 399 Bahasa

500 – 599 Ilmu Murni

600 – 699 Pengetahuan Praktis

700 – 799 Kesenian dan Hiburan

800 – 899 Kesusastraan

900 – 999 Sejarah

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button